解读归档文件“分类”

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摘要: 档案行业标准《归档文件整理规则 》2015版 中的分类,是指全宗内归档文件的分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的特征,分为若干类别,并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。


对归档文件进行合理的分类,不但能有效揭示归档文件之间的内在联系,使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用,而且对归档文件排列、编目、排架等都有着重要意义。因此,《规则》虽然对归档文件整理工作的许多环节进行了简化,但分类仍然作为必不可少的基本步骤保留了下来.


一、分类方法

分类方法也称为“分类标准"“分类特征”或“分类原则"。合理选择分类方法,很大程度上决定了分类的质量。全宗内档案分类的方法很多,《规则》选择年度、机构(问题)和保管期限作为基本的、通用的分类方法,这是由于这三种分类方法在各地区、各部门档案部门使用率最高,并且反映了档案管理的基本规律和要求。按照这三种方法对归档文件进行分类,在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索。


1.年度分类法

年度分类法,就是将文件按其形成年度进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度特征分类,可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况,并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合,类目设置标准清楚、明确。


《规则》规定“跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归人闭幕年。跨年度办理的文件归人办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。”运用年度分类法时,正确地判定文件的日期并归人相应的归档年度,是决定分类质量的关键。正确理解《规则》对于确定“归档年度”的有关要求,必须注意以下几种情况:


(1)文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度,也就是确定归档年度时,一般来说应以文件签发日期(即落款日期)为准,据以判定文件所属年度。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,《规则》统一规定为按文件签发日期(即落款日期)判定文件归档年度,以进一步简化分类中的概念和操作。例如,20m年形成的《20H年工作计划》,应归人20].0年度;20H年形成的《2010年机关工作总结》,应归人20H年;2012年制定发布、2013年生效的法律法规,应归人2012年。


(2)跨年度形成的文件

机关单位的某些具体职能活动,如召开会议、处理案件等等,可能会跨年度形成文件,这样的文件往往统一在办结年度归档,分类时也都归人办结年度。这样,将来在档案管理和提供利用时,可在工作结束年的档案中找到该职能活动形成的全部档案,方便档案人员的管理和利用者的查找。比如,跨2010年、2011年两个年度的会议,其形成的文件材料统一在闭幕年,即2011年整理归档,分类时这些文件材料的归档年度都统一为2011年;跨2010年、2011年两个年度处理的案件,其形成的文件材料统一在结案年,即2011年整理归档,分类时这些文件材料的归档年度都统一为2011年;当来文与复文作为一件归档时,下级单位2012年12月写的请示,上级单位2013年1月批复,则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归人2013年。对于年度跨度过大的职能活动,要同时考虑机关文件归档制度和此项工作每年的文件形成量,酌情予以适当放宽处理。比如机关文件归档制度要求必须逐年归档,那么将这些文件分散到各年度内归档也是可以的,但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度,以方便查找利用。此外,如果这项工作每年的文件形成量较大,不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整,并增加平时管理的难度,同样可以将这些文件分散到各个年度内归档。


需要特别说明的是,在信息化环境下,为了做到随办随归、方便电子文件管理,在实践中应尽可能通过调整组件、排列方式等手段,尽量使归档年度与形成年度保持一致,以减少在电子文件上附加与文件本身无关且容易产生混淆的信息,以简化整理、方便管理。


(3)几份文件组为一件时,“件”的归档年度

《规则》规定,不只是单份文件可作为一件,正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件,这时判定“件”的归档年度,应以装订时排在最前面的文件的签发日期(即落款日期)为准。具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件,以转发文为准;来文与复文为一件,以复文为准。


(4)文件没有标注日期

此类情况常见于内部文件(白头文件),需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据以按年度合理归类。当文件的形成年度确实无法考证时,可以将归档时的年度作为其归档年度,并在备注项加以说明。


(5)专门年度归档文件的分类方法

如果立档单位一部分工作是按照专门年度进行的,如学校的教学年度等,采用年度分类法时。对这部分工作中形成的文件,就应按照专门年度进行分类。例如,学校以学年为单位进行工作,形成的文件应按教学年度分类,其他文件仍按一般年度分类。综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来,依次划分年度类别,如2010年与2010一2011学年归人同一类。


2、机构(问题)分类法

机构(问题)分类法也是现行机关常见的一种分类法。制定分类方案时,机构分类法与问题分类法不宜同时采用,而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。


(1)机构分类法

机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办机构对归档文件分类。采用机构分类法,能有效地保持全宗内文件在来源方面固有的联系,客观地反映立档单位的历史面貌;同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务,按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件,便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于归档文件由各机构分工整理的情况下,每个机构向档案室移交的归档文件,就自然构成一类,使全宗内分类体系的设计大大简化。


采用机构分类法时,一般来说,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构排在最前面,再依次排列各业务部门。例如先排办公室,后排业务处(室)、后勤部门等。


采用机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的文件就归人哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的,如何归类则须视具体情况而定:有主办者的一般归人主办机构;以机关名义发出的文件,则归人有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公厅(室)名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,则应归人负责起草文件的机构类中,否则归人负责发文的综合机构内。


机关单位内设置的临时机构,应和其他机构一样设类,形成的归档文件归人该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公,并以该机构为常设机构,那么形成的文件应归人该内部机构类中;如果临时机构涉及两个以上的内部机构,则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等,由这些机构协商后确定分类方法。


有的机关内部机构体系复杂,如有的部委下设司(局),司(局)下又设处(室),这种情况下,一般应选择司(局)级机构进行分类;处(室)业务独立性强、职能重要的,也可选择处(室)级机构进行分类。


(2)问题分类法

问题分类法就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件分类。采用问题分类法,可以避免或减少同类问题文件分散的现象,便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类可以不受内部机构的限制,机关的中心任务和主要活动可以单独设类,能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。


在实际工作中,使用问题分类法的立档单位,大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别,例如,将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类",业务部门形成的归档文件划为“业务类”,行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。


问题分类法主观性较强,应慎重采用,特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。同时,要注意按照机关的基本职能来设置类别,类目体系力求简明,合乎逻辑。文件归类应按其主要内容有规律地进行,并保持连续性,某个内容的归档文件在去年放人哪类中,今年亦应归人同一类中,不要根据一时的需要随意更改,以免给将来的查找利用带来不便。


3.保管期限分类法

保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类,即将不同保管期限的归档文件分开。采用保管期限分类法,能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来,使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施,同时为库房排架、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。


按保管期限分类排列可能使同一事由的不同归档文件因价值不同而分盒和分架保管,这就要求发挥计算机辅助管理的作用,实现相关文件的族性检索;在手工管理条件下,可通过编制专题目录提高检索效率。


有的单位归档文件整理中还采用了级别、文号等分类方法。实践证明,无论级别、文号还是其他分类方法,都不足以反映归档文件形成的客观规律,反而会割裂归档文件之间的历史联系,造成同一事由文件的分散,从而违背“事由原则”。实际工作中,使用级别或文号这两种分类方法的机关都存在着提供利用方面的困难。因此《规则》没有推荐使用除年度、保管期限和机构、问题之外的其他分类方法。


二、复式分类法及其分类方案

在实际工作中,当归档文件数量较多时,分类工作需要分层进行,单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的,较多的是将几种分类方法结合使用,称之为复式分类法。复式分类法的分类方案是依据确定的分类法,分层标列类目名称,以固定全宗内归档文件类别的分类体系。这是机关档案工作的基础,也是归档文件整理的重要依据。下面列举几种常用的复式分类法,并对相应的分类方案加以说明。


I.年度一机构一保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在机构下按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置比较稳定的立档单位。此方法适宜于推行部门整理归档的机关单位,《规则》将其列人条文中推荐采用。此时分类方案为:

2010年:

办公室…….永久、30年、10年

馆室司…….永久、30年、10年

法规司…….永久、30年、10年

…….

2011年:

办公室一一永久、30年、]0年

馆室司一一永久、30年、10年

法规司一一永久、30年、10年

……..

2012年:……..

与此类似的还有年度一保管期限一机构分类法。


2.年度一问题一保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类,每个年度下按问题分类,再在问题下按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构复杂多变,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。此时分类方案为:

2010年:

党群类……..永久、30年、10年

业务类……..永久、30年、10年

行政类……..永久、30年、10年

2011年:

党群类一一永久、30年、10年

业务类一一永久、30年、10年

行政类一一永久、30年、10年

2012年:……..

与此类似的还有年度一保管期限一问题分类法。


3.年度一保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类,再在年度下按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或规模较小的机关,或者每年形成文件数量少的机关。此方法被《规则》列人条文中推荐采用。此时分类方案为:

2010年:永久、30年、10年

20H年:永久、30年、10年

2012年:……..


4.保管期限一年度一机构分类法

即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置比较稳定的立档单位。此时分类方案为:

永久:

2010年 办公室、馆室司、法规司……..

2011年 办公室、馆室司、法规司……..

2012年 ……..

30年:2010年办公室、馆室司、法规司……..

2011年 办公室、馆室司、法规司……

2012年 …….

10年:

2010年 办公室、馆室司、法规司……

2011年 办公室、馆室司、法规司……

2012年 …….

与此类似的还有保管期限一机构一年度分类法。


5.机构一年度一保管期限分类法

即先将归档文件按机构分类,每个机构下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。此时分类方案为:

办公室:

2010年 …….永久、30年、10年

2011年 …….永久、30年、10年

2012年 …….永久、30年、10年

馆室司:

2010年 …….永久、30年、10年

2011年 …….永久、30年、10年

2012年 …….永久、30年、10年

法规司:…….

与此类似的还有机构一保管期限一年度分类法


6.保管期限一年度一问题分类法

即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下按问题分类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况。此时分类方案为:

永久:

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

30年:

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

10年:

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

与此类似的还有保管期限一问题一年度分类法。


7.问题一年度一保管期限分类法

即先将归档文件按问题分类,每个问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作。此时分类方案为:

党群类:

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

业务类:

2010年…….党群类、业务类、行政类

2011年 …….党群类、业务类、行政类

2012年 …….

行政类:…….

与此类似的还有问题一保管期限一年度分类法。


8.保管期限一年度分类法

即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或规模较小的机关,或者每年形成的文件数量少的机关。此时分类方案为:

永久:2010年、201]年、2012年…….

30年:2010年、2011年、2012年…….

10年:2010年、2011年、2012年…….


三、分类法的选择

分类方案是分类工作的依据,因此应保持相对稳定,以保持分类体系的连续性,便于查找利用。但在实际中,随着工作的发展,机关各方面情况可能发生变化,整理归档文件时也可以对分类方案的不合理之处加以调整,但须防止分类方案频繁变更。确需调整时,最好从一个新的阶段开始,不要将已整理好的归档文件打乱重整,或者与原方案交叉进行,以免引起分类体系的混乱。此外,对分类方案的调整情况,应在全宗指南中说明,以便档案管理前后工作的衔接。


选择几级分类,需要从简化整理和便于利用两方面进行综合考虑;规模较大的机关如国务院部委一级机关,文件形成量大,如果不分机构,“件号”必须等到年终文件归档齐全后才能确定,因而不利于档案人员以“随办随归”的方式进行归档文件整理,造成工作量的积压。即使机关档案室有能力承担集中整理的工作量,由于这种分类方案没有体现出归档文件在组织机构或问题方面的形成规律和历史联系,也会给今后的档案管理和提供利用造成困难,因此,规模较大的机关无论选择在哪个环节整理归档文件,都不宜选择“年度一保管期限',两级分类。


《规则》5.2.2、5.2.3规定,归档文件一般采用年度一机构(问题)

保管期限、年度一保管期限一机构(问题)等方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取年度一保管期限等方法进行两级分类。从《规则》条文分析,《规则》并不严格限定年度、保管期限、机构(问题)在组合成复式分类法时的先后顺序,但对三种分类方法的可选择性作出了规定。其中,年度、保管期限是必选项,也就是任何机关整理归档文件都必须分年度、分保管期限进行。机构(问题)作为选择项,是因为在基层单位或规模较小的机关,每年形成的文件数量少,或者内部机构设置简单,这种情况下无须再按机构(问题)进一步细分;而在大的机关,文件一般由各文书处理部门分工整理归档,机构(问题)则往往是必选项。


不过,从多年的实践来看,虽然分类法和分类方案存在多种可能性,但是各地区、各部门采用的分类方案已经日趋相同,进行三级分类的,一般采用年度一机构(问题)一保管期限、年度一保管期限一机构(问题)等方法进行分类,其中又以年度一机构(问题)一保管期限分类方法最为常见;规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,一般采用年度一保管期限、保管期限一年度等方法进行两级分类,其中以度一保管期限分类方法也最为常见。由此,根据《规则》要求,推荐各地区、各部门优先采用如下分类法:

.年度一机构(问题)一保管期限

.年度一保管期限一机构(问题)

.年度一保管期限


需要说明的是,选择复式分类法要严格按逻辑规则设置类目,同一分类层次只能采用一种分类方法,遵循同一分类标准,否则就会违背分类的原则,影响档案的科学管理和检索利用。如某局采用了“年度一机构一保管期限”的方法制定分类方案,但档案部门考虑到本局每年召开的全国性会议有重要意义,又在局内第一个组织机构“办公厅”之前增加了“会议类”,专门来容纳大型会议形成的文件材料。这样,分类方案中在同一分类层次中既出现了按机构分类,又出现了按问题分类。会议类中的文件本来与各部门业务有关,但被单独抽出放人会议类,它们与业务部门其他相关文件之间的有机联系就被割断了。这种做法使分类体系不能正确反映机关工作的真实面貌,势必给今后的档案管理和提供利用工作造成困难。正确的做法就是取消“会议类”,把该类目中各个会议的归档文件,按照会议主办部门或承办部门的不同,分别归人相应部门的类目中。


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